Het zaaksysteem administreert statuswijzigingen en geen stappen. Toch kan het gewenst zijn om ook de kwaliteit en de doorlooptijd van een processtap te bewaken.
Hierin is voorzien door van zo’n processtap een aparte zaak te maken. Het subproces wordt daarmee geïmplementeerd als deelzaak.
Een deelzaak heeft dezelfde eigenschappen als elke andere zaak. Bij het configureren van een deelzaaktype legt men ook weer statustypen en resultaattypen vast.
Per zaaktype kan men configureren welke typen deelzaken moeten kunnen worden aangemaakt. En of deze geautomatiseerd op een vast tijdstip, bij het bereiken van een bepaalde status of het vastleggen van een bepaald resultaat, of door de behandelaar moeten kunnen worden aangemaakt.
Afbeelding 18a: bij een stap kan geautomatiseerd of door een behandelaar (in groen weergegeven) een deel-vervolg zaak worden opgestart
Afbeelding 18b: Deelzaken, vervolgzaken en agenderingszaken
We maken onderscheid tussen deelzaken, die gestart en afgehandeld worden tijdens een hoofdproces, en vervolgzaken, die pas gestart worden na afhandeling van een hoofdzaak.
Een advies van de afdeling Milieu over een bouwvergunning is een voorbeeld van een deelzaak. Een inspectie, die start na het verlenen van een bouwvergunning, is een voorbeeld van een vervolgzaak.
Een vervolgzaak kan ook verder in de toekomst liggen. Na de afhandeling van een aanvraag subsidie, zou men direct kunnen vastleggen dat een jaar later een zaak moet worden gestart om de besteding van de subsidie te controleren. Dit noemen we een agenderingszaak.
De kracht van een goed zaaksysteem zit 'm in het feit dat bij een zaaktype heel eenvoudig sub- en vervolgzaaktypen kunnen worden geconfigureerd (zonder hulp van de leverancier)!
Download voor meer informatie over zaakgericht werken het IenPM PDF document.
