Na het verplicht gebruik van landelijke basisregistraties door overheidsorganisaties, zou een volgende stap moeten zijn: het verplicht gebruiken van één organisatiebreed zaaksysteem door elke overheidsorganisatie. Met deze verplichting zullen meer leveranciers aan de slag gaan om generieke organisatiebrede zaaksystemen op de markt te brengen. Het aantal overheidsorganisaties is genoeg voor voldoende concurrentie op deze markt.
De zaaksystemen van de verschillende leveranciers dienen op basis van open standaarden te kunnen samenwerken met elkaar. De ene overheidsorganisatie (de gemeente die een evenementenvergunning behandelt) moet eenvoudig een subzaak bij een andere overheidsorganisatie (de politie die moet adviseren over deze vergunning) kunnen starten. Vanuit het ene zaaksysteem moet de subzaak uit een ander zaaksysteem te volgen zijn, alsof de subzaak in hetzelfde zaaksysteem zou zijn ondergebracht.
Het is daarnaast vereist dat landelijke initiatieven de architectuur van zaakgericht werken omarmen en geen functionaliteit voorschrijven of zelfs ontwikkelen, die bij overheidsorganisaties tot de verzameling generieke functionaliteit behoort.
Een goed voorbeeld hoe het niet moet is de landelijke voorziening Omgevingsloket Online (OLO), waarbij het ministerie van VROM zaak- en dossierfunctionaliteit aanbiedt, die specifiek is voor de omgevingsvergunning. Het argument dat nog niet alle organisaties over een zaaksysteem beschikken, mag voor ministeries geen reden zijn voor elk proces zelf zaak- en dossiersystemen te ontwikkelen. Daarmee lossen we de problemen van de verkokerde informatievoorziening bij overheidsorganisaties niet op, maar creëren we nieuwe verkokerde informatievoorziening op landelijk niveau.
VROM had beter overheidsorganisaties kunnen verplichten over een zaak- en dossiertoepassing te beschikken, die optimaal kan samenwerken met het Omgevingsloket Online.
Het door de landelijke overheid verplichten tot het gebruik van één organisatiebreed zaaksysteem door elke overheidsorganisatie, zorgt er voor dat alle informatievoorzieningsprojecten met deze architectuur rekening gaan houden en draagt daarom bij aan het ontkokeren en verbeteren van de informatievoorziening van de gehele overheid
Download voor meer informatie over zaakgericht werken het IenPM PDF document.
