Door elke zaak zoveel mogelijk te koppelen aan overheidsbrede basisregistraties of organisatiespecifieke kernregistraties, ontstaat de ideale informatievoorziening voor een overheidsorganisatie. Hier komen de wereld van de processen en die van de gegevens elkaar tegen.
Het zou goed zijn als er een landelijke infrastructuur rondom basisregistraties zou ontstaan, waarmee elke overheidsorganisatie op een uniforme wijze zaken aan overheidsbrede basisregistraties moet kunnen koppelen. Per zaak dient men per koppeling een unieke code van de basisregistratie (bijvoorbeeld de GBA) samen met een unieke sleutel naar deze registratie (bijvoorbeeld het BSN) vast te leggen.
De landelijke infrastructuur rondom basisregistraties zou ook op een uniforme wijze terugmeldingen als zaken bij de juiste bronhouder moeten aanbieden. Per basisgegeven is via het zaaksysteem van de bronhouder te achterhalen of er lopende zaken met betrekking tot dit basisgegeven zijn, wat inhoudt dat dit object ‘in onderzoek’ is.
De architectuur rondom een zaaksysteem en basisregistraties is weergegeven in afbeelding 27a.
Afbeelding 27a, architectuur zaaksysteem - basisregistraties
Een nieuw object (basisgegeven) start altijd doordat een medewerker of een klant dit meldt. Van de melding wordt een zaak gemaakt (1). De bronhouder verwerkt de melding in de bronregistratie (2). Wijzigingen in de bronregistratie worden geautomatiseerd verwerkt in de basisregistratie (3).
Een medewerker of klant raadpleegt gegevens uit de basisregistratie (4). De basisregistratie checkt of er met betrekking tot dit opgevraagde gegeven een lopende zaak is (5). Als dat het geval is, wordt vermeld dat het object ‘in onderzoek’ is. De medewerker of klant kan, mits geautoriseerd, meer informatie over de lopende zaak opvragen in het zaaksysteem (6).
Als een klant of medewerker in de basisregistratie verkeerde gegevens constateert, kan of moet dat worden gemeld via een terugmelding aan de bronhouder. Van de terugmelding wordt een zaak gemaakt (7). De bronhouder koppelt de zaak aan het betreffende object in de basisregistratie (8).
Download voor meer informatie over zaakgericht werken het IenPM PDF document.
