Eenvoudige processen kunnen volledig met een zaaksysteem worden ondersteund, zonder dat daarvoor een aparte backofficetoepassing nodig is.
Met de mogelijkheid van subzaken kunnen ook complexere processen met een zaaksysteem worden ondersteund.
Ook de mogelijkheid van plugins, het toevoegen van processpecifieke functionaliteit, verkleint de noodzaak een aparte backofficetoepassing aan te schaffen.
Voor welke processen blijft een aparte backofficetoepassing nodig, naast het zaaksysteem?
Om die vraag te kunnen beantwoorden is het zinvol de verschillende onderdelen van zo’n toepassing te onderscheiden:
- Zaakfunctionaliteit (bewaken werkzaamheden)
- Dossier-/documentfunctionaliteit
- Parafeerfunctionaliteit (bewaken mandaten)
- Beperkte logica
- Complexe logica
- Bronregistratie
Een goed zaaksysteem ondersteunt de eerste drie onderdelen (zaak-, dossier-/document- en parafeerfunctionaliteit) en maakt via plugins ondersteuning van beperkte logica (bijvoorbeeld het berekenen van leges) mogelijk.
Uitsluitend complexe logica (bijvoorbeeld een salarisadministratie of een financiële administratie) of een bronregistratie (bijvoorbeeld de registratie van burgers in de GBA of gereserveerde vergaderzalen) rechtvaardigen een aparte backofficetoepassing.
Afbeelding 21a laat van een zestal toepassingen (A t/m F) de onderdelen zien.
Vier van deze toepassingen (A, B, C en F) bevatten slechts onderdelen die ook door een generiek zaaksysteem worden ondersteund. Deze toepassingen zijn dus niet langer nodig.
Slechts twee toepassingen (D en E) bevatten onderdelen (complexe logica en/of een bronregistratie) die een aparte backofficetoepassing rechtvaardigen.
Van deze toepassingen worden bij voorkeur uitsluitend de genoemde onderdelen gebruikt die door het generieke zaaksysteem niet worden ondersteund. Voor zaak-, dossier-/document- en parafeerfunctionaliteit wordt bij voorkeur het generieke zaaksysteem ingezet.
Afbeelding 21a, met een generiek zaaksysteem kan het aantal backofficetoepassingen sterk worden verminderd
Download voor meer informatie over zaakgericht werken het IenPM PDF document.
